こんにちは、Power BI サポート チーム 金沢です。
Power BI サービスでは、ワークスペースを用途に合わせて運用し、ライセンスを定期的に棚卸すると、ライセンス費用に無駄がなく、必要なユーザーに適切なアクセス権を付与するため、業務効率を向上させることができます。
そこで今回は、お手持ちのライセンスに応じて、どのようなワークスペースの運用が可能であるかをご紹介し、使われなくなったワークスペースが残っていないか、今はPower BIを使用していないユーザーに有償ライセンスを割り当てていないか、確認する方法をご案内します。
重要
本記事は弊社公式ドキュメントの公開情報を元に構成しておりますが、
本記事編集時点と実際の機能に相違がある場合がございます。
最新情報につきましては、参考情報として記載しておりますドキュメントをご確認ください。
目次
1. ライセンスに応じたワークスペースの運用方法
1-1. Microsoft 365 E5ライセンスを契約している場合
Microsoft 365 E5ライセンスにはPower BI Proライセンス（以下、Proライセンス）が含まれているため、テナントでMicrosoft 365 E5をご契約いただいている場合は、E5ライセンスに含まれるProライセンスをご利用いただけます。
このとき、Premium / Fabric容量をお持ちの場合はPremium / Fabric容量を割り当てたワークスペースと、Pro共有ワークスペースを作成でき、Premium / Fabric容量をお持ちでない場合はPro共有ワークスペースのみを作成することができます。
いずれのワークスペースにおいても、Proライセンスはワークスペースへレポートを発行し、編集することができますが、ワークスペースのロールが閲覧者の場合はそのワークスペースへレポートの発行・編集ができないよう制御されます。なお、ワークスペースのロールは、[アクセスの管理]より変更いただけます。
したがって、Microsoft 365 E5ライセンスを契約している場合は、Pro共有ワークスペースか、お持ちの容量を割り当てたワークスペースを作成し、レポートの発行・編集を行いたいユーザーへ管理者、メンバー、共同作成者のロールを適宜付与する運用が可能です。
図1. Proライセンスを持っている場合
1-2. 一部ユーザーへ有償ライセンス（Pro、Premium per User）を付与している場合
一部のユーザー向けにProライセンスや、Premium per Userライセンス（以下、PPUライセンス）をご購入いただき、それ以外のユーザーはFabric Freeライセンス（以下、Freeライセンス）をご使用いただく場合、Freeユーザーにレポートを共有するためにはテナントにPremium / Fabric容量が必要となります。
Pro共有ワークスペースを作成することも可能ですが、Pro共有ワークスペースへFreeライセンスユーザーを招待することはできません。
一部のユーザーが有償ライセンスをお持ちで、Freeのユーザーにもレポートを共有したい場合は、Premium / Fabric容量をワークスペースへ割り当て、有償ライセンス（Proライセンス、PPUライセンス）を持つユーザーにレポートを発行・編集できるロール（管理者・メンバー・共同作成者）を付与し、Freeライセンスユーザーに閲覧者ロールを付与する運用が可能です。
このとき、Freeライセンスユーザーに管理者・メンバー・共同作成者ロールを付与することは可能ですが、付与した場合、そのFreeライセンスユーザーがレポートを発行・編集しようとするとエラーが発生します。
図2. 一部ユーザーが有償ライセンスを持つ場合
2. ライセンスの棚卸方法
どのユーザーが何のライセンスを持っているかについては、Microsoft 365管理センターにて確認できます。
Entra IDへグローバル管理者等の管理者ロールを付与されているユーザーは、こちらのリンクよりMicrosoft 365 管理センターへ移動し、「ユーザー」>「アクティブなユーザー」を選択するとユーザーの一覧が表示され、どのライセンスが割り当てられているのかを確認できます。
図3. ユーザー別ライセンスの表示
また、すでに購入済みのライセンスについては、Microsoft 365 管理センターの「課金情報」>「お使いの製品」を開くことで、各ライセンスの購入数量と割り当て済みの数量を確認できます。
図4. テナント内のライセンスの表示
3. ワークスペースの棚卸方法
テナント内にあるワークスペースを確認するには、Power BI サービスで「設定」>「管理ポータル」>「ワークスペース」を開きます。
図4. ワークスペース画面
それぞれのワークスペースの「…」>「詳細」からワークスペース内のコンテンツを確認したり、「ワークスペースの再割り当て」から容量を変更したりできます。
しかしながら、ワークスペースへの最終アクセス日時は確認できないため、当該のワークスペースを使用しているかについては、「…」>「アクセス」からアクセス権を持つユーザーをご確認いただき、各ユーザーへ利用中であるかをヒアリングいただく必要があります。
以上、本ブログが少しでも皆様のお役に立てますと幸いでございます。
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